Metti in pista il tuo Studio - I Libri di Amministratore Evoluto®

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Copertina Guida Metti in pista il tuo Studio
In questa PRATICA GUIDA. la prima di questo genere creata per gli amministratori di condominio, verrai condotto per mano a scoprire ciò che veramente ti occorre, non solo puntando all'organizzazione del tuo Studio, ma anche al guadagnare tempo, denaro, relazioni, immagine e visibilità.

Con una semplice analisi CAUSA EFFETTO ti renderai conto di come sia semplice e immediato apportare modifiche a tutto quello che non sta funzionando nel tuo Studio.
Ti aiuterà a focalizzare l'attenzione sui tuoi obiettivi, sul come crearli in maniera efficace e su come ottenere risultati in linea con le tue aspettative.

Una guida adatta sia all'amministratore che sta muovendo a fatica i primi passi, che per quello navigato che si trova in difficoltà non comprendendo esattamente ciò che gli occorre per non essere incalzato dalle nuove leve, sempre più preparate e agguerrite.
PROVA A DARE UN'OCCHIATA AD ALCUNE PAGINE DELLA GUIDA SOTTO RIPORTATE
CAPITOLO PRIMO
 SCEGLI LA TUA PISTA O TI SPETTERA’ QUELLA CHE NESSUNO VUOLE
 
Ebbene sì, hai capito bene, NON ESISTE una pista che vada bene per tutti, quindi, farò un po’ di considerazioni con il fine ultimo di aiutarti a capire qual è la tua.
 
Come dice il mio carissimo Amico Pepe Gutiérrez, amministratore di condominii spagnolo, illuminato e GRANDE innovatore, in un condominio accadono solo tre tipologie di eventi che rientrano SEMPRE in una o più di queste aree:

  1. ECONOMICA
  2. MANUTENTIVA
  3. SOCIALE
       
Fondamentalmente dipende dalla tua estrazione culturale ciò che senti più vicino a te.
 
Se hai studiato ragioneria, probabilmente ti sentirai di scegliere la “PISTA” della contabilità, mentre se sei un geometra, sempre probabilmente, vorrai correre sulla “PISTA” della manutenzione. Quella sociale, in verità, è una “PISTA” indipendente dagli studi effettuati, ma dalla predisposizione ai rapporti umani, alle relazioni, alla capacità empatica di una persona.
 
Ora arriva la notizia vera, quella che ti farà tornare a fare i conti con la realtà.  Preparati!
 
Se fai l’amministratore di condominio la tua “PISTA” è costituita da tutte e tre queste aree più un sacco di altre per cui servirebbe scrivere un’intera enciclopedia.
 
Tranquillo, condenserò tutto quello che ti occorre in questa GUIDA PRATICA così da darti la possibilità di avere un’accelerazione degna di una Ferrari 488 GTB con mille milioni di cavalli.
 
La cosa PIÙ IMPORTANTE di tutte, però, è aiutarti a capire che TUTTO è COLLEGATO, ossia tutte le aree che ti interessano sono INTERDIPENDENTI.
 
Ti faccio un esempio:
Immaginiamo che nello svolgimento di lavori straordinari si siano riscontrati dei problemi strutturali alla facciata che hanno ingenerato il bisogno di effettuare dei lavori non previsti nel capitolato d’oneri. Eccoti un bel PROBLEMA MANUTENTIVO.
 
Mi pare evidente che, a seguito di questo problema, ci si ritrovi giocoforza a gestirne un altro, un PROBLEMA ECONOMICO. Dovranno, infatti, essere accettati i costi derivanti da queste opere extra capitolato.
 
Se il tutto si risolvesse con una delibera di integrazione all’appalto originario saremmo tutti felici e contenti, tu più di tutti gli altri. E invece no.
 
Puntualmente la sig.ra Scaccabarozzi verrà a lamentarsi che i costi extra capitolato sono eccessivi per lei che è una povera pensionata; a questo aggiungerà il fatto che i muratori, mentre lavoravano sul suo balcone, le hanno rovinato la tapparella e che, quindi, lei non pagherà niente finché non le sostituiranno TUTTE le tapparelle di casa. Tutte? Si, perché ti farebbe presente che sostituendo solo quella danneggiata, le altre sarebbero di colore differente e questo non gioverebbe di sicuro al decoro dell’edificio. “Amministratore, ci tiene al decoro del nostro condominio, vero?”
 
Amico mio, ti presento su un piatto d’argento il tuo bel PROBLEMA SOCIALE, di relazione .....
CAPITOLO QUARTO
SENZA IL SUO OBIETTIVO UN FIUME NON ARRIVEREBBE MAI AL MARE
                   
Quando l’uomo ha mete da raggiungere non può invecchiare (Enzo Ferrari)

Se ti fai un mazzo grande come un condominio, ma non sai per quale REALE motivo, be’ allora c’è da fare una riflessione molto seria e approfondita.
Prima ancora di formare la squadra, assegnare i ruoli e iniziare a lavorare, è opportuno che tu sappia dove vuoi andare e come arrivarci.
Capisci che se vuoi scalare l’Everest e arrivare in vetta (OBIETTIVO), be’, allora dovrai ingaggiare diversi Sherpa per trasportare il materiale (CON CHI), dotarti di respiratori d’alta quota (STRUMENTI) e salire rispettando i tempi previsti dal piano studiato dalla guida (STRATEGIA), adottando il miglior materiale possibile per questo tipo di arrampicata (COME). Il motivo che ti spinge a voler realizzare questa impresa (PERCHÉ) è una questione del tutto personale.

Se riportiamo questo esempio nel mondo del lavoro e, più precisamente, nella realizzazione di uno Studio paragonabile alla scalata dell’Everest, be’ allora dovremmo puntare ad uno Studio grande e di livello importante; per poterlo realizzare dovremmo pensare a quale OBIETTIVO vogliamo puntare (ad esempio 1.000.000,00 di fatturato), scegliere la migliore squadra possibile, ossia decidere CON CHI FARLO (per raggiungere “l’Everest” devi avere i migliori), creare una STRATEGIA di successo puntando ad un piano ben congeniato, adottando tutti i migliori STRUMENTI che il mercato offre per gli amministratori di condominio, in pratica decidendo COME attuare questo piano.

PROVA AD INDICARE DEGLI OBIETTIVI CHE VUOI RAGGIUNGERE NEL TUO STUDIO



Nel primo gruppo, obiettivi da raggiungere nel BREVE periodo, puoi includere anche alcuni obiettivi intermedi che ti serviranno per raggiungere l’obiettivo principale, quello che guida tutto. Stessa cosa vale anche per quelli che inserisci nel gruppo MEDIO.

Ora, a bocce ferme, ti chiedo di valutare le probabilità che hai di raggiungere il tuo GRANDE OBIETTIVO; è ovvio che tale considerazione, a meno che tu non abbia dati certi, si basa sul sentire del momento, cosicché se hai problemi seri percepirai le cose più negativamente, mentre se hai la faccia che sprizza felicità da tutti i pori, sarà sicuramente più facile “predisporsi a”, ma senza alcun tipo di certezza. Inserisci la percentuale che senti vicina alla probabilità di riuscita e, a lato, inserisci un paio di parole chiave che spieghino il perché hai indicato quella percentuale.

Pensi che il gioco valga la candela?
Ora fammi un elenco dei tentativi che hai fatto in passato di raggiungere alcuni obiettivi e NON ce l’hai fatta o li hai raggiunti in maniera parziale.
Adesso ti dico che, al di là di quel tu credi ti sia mancato, esiste una “legge” che regala il successo a coloro che sanno creare OBIETTIVI con CARATTERISTICHE particolari
  • Voglio dimagrire NON è un obiettivo con buone probabilità di successo, anzi sono pessime!
  • Devo smettere di fumare NON è un obiettivo con buone probabilità di successo, anzi sono pessime!
  • Guadagnerò più di quello che guadagno adesso NON è un obiettivo con buone probabilità di successo, anzi sono pessime!
CAPITOLO QUINTO
SENZA ORDINE NON SI CONQUISTA LA LIBERTÀ

Il futuro appartiene a coloro che sanno qual è il loro posto (Kate Winslet)

Ogni impresa che vuole crescere e prosperare DEVE darsi una struttura che abbia come fine non quello di ingessarsi e irrigidirsi, ma di semplificare e standardizzare le relazioni, le procedure ed i processi. Ci sono varie correnti di pensiero a tal proposito a cui puoi fare riferimento; io voglio rendere semplice, comprensibile ed accettabile il passaggio ad una struttura più articolata.



ORGANIGRAMMA DECISIONALE
 
Troppo spesso, anche in aziende di dimensioni più considerevoli rispetto ad uno Studio amministrativo, non si capisce bene “chi decide cosa”e/o “chi è il capo di chi”.
Non è che non esista un organigramma, è che, visto che le decisioni comportano assunzione di responsabilità, le persone tendono a non gradire il peso che ne deriva e, quindi, si guardano bene dall’affrontare con determinazione e coraggio il proprio lavoro, facendolo come andrebbe fatto e non rifugiandosi dietro ad un dito.

Le decisioni semplici non sono un problema, ma quando aumenta la pressione si tende a fuggire.
A questo va aggiunto il fatto che spesso, nelle piccole realtà come quella di uno Studio di amministrazioni condominiali, il capo tende a voler decidere per tutti e, quindi, scavalca il suo diretto responsabile, colui che dovrebbe agevolargli il lavoro facendo per suo conto cose che lui non ama fare, o non ne è capace (figuriamoci, l’amministratore sa fare tutto J), o sono cose di minor conto che non richiederebbero il suo tempo prezioso, quel tempo che ad ogni corso mi si chiede di creare dal nulla per poterlo dedicare alla famiglia (quale? Molti amministratori non ce l’hanno più).
 
L’ORGANIGRAMMA DECISIONALE è un documento nel quale inserire le relazioni gerarchiche che intercorrono tra i vari componenti dello Studio.
 
È alquanto IMPORTANTE capire che se si tratta di un documento, questo documento DEVE esistere e, a meno che non sia cambiato qualcosa mentre ero in vacanza a Timbuktu, un documento lo si produce in forma scritta....
CAPITOLO SESTO
SENZA DI TE TUTTO VA A ROTOLI … O FORSE NO

Lo scopo di un imprenditore è quello di rimanere senza nulla da fare perché delega tutto quanto ai suoi collaboratori? Direi proprio che la risposta è no!
La delega serve all’imprenditore per svariati motivi, non certo per ciondolare tutto il giorno senza aver nulla da fare. Vediamo alcuni di questi motivi:

֍   Fa fare BENE ai suoi collaboratori ciò che potrebbe fare MALE lui
֍   Fa fare ai suoi collaboratori per rimettere in discussione PROCEDURE e PROCESSI
֍   Fa fare ai suoi collaboratori ciò che gli ruba tempo prezioso da usare per pensare e creare
֍   Fa fare ai suoi collaboratori ciò che gli ruba tempo prezioso da usare per sé e famiglia
֍   Fa fare ai suoi collaboratori per rafforzare la sua azienda rendendola indipendente da lui
Le motivazioni che giustificano la necessità di attuare la delega in un’azienda sono certamente molte di più, ma penso sia sufficiente riportare le cinque che trovi qui sopra per capire l’importanza di questa attività.

La mancanza di delega limita enormemente il potenziale umano

Hai presente le coppie anziane dove il marito si occupa di tutte le incombenze burocratiche e la moglie di quelle domestiche? Cosa succede quando il povero nonnino viene a mancare? Esatto, la nonnina va in crisi, non sa cosa fare e si deprime. Non solo è triste per la morte del marito, ma deve sopportare anche il disagio di venire catapultata in un mondo assurdo di cui non conosce nulla.
Il nonnino deteneva LE INFORMAZIONI e, morto il nonnino, sono morte anche le informazioni.

Magari ti sembrerà un esempio poco vicino al mondo aziendale, ma, non puoi immaginare quanto questo tuo pensiero sia lontano dalla realtà. Te lo dimostro.

Il tuo dipendente che si occupa della contabilità e fiscalità del tuo Studio, stanco del mondo del condominio, si licenzia e con i soldi della liquidazione apre un Chiringuito in Costa del Sol.
Come registrava le fatture? Dove le archiviava? Come le archiviava? Come operava per la creazione dei 770 e delle CU? Magari sai esattamente rispondere a tutte queste domande positivamente. Buon per te. Ma se spostassimo la questione sulla gestione dei sinistri? Sulla gestione degli interventi? Sull’archiviazione documentale? Su tutte le attività connesse alla Reception? Se non hai una manuale delle PROCEDURE e dei PROCESSI sei un “uomo morto che cammina” (è un modo di dire americano per identificare i carcerati rinchiusi nel braccio della morte). Dopo aver cominciato a dare struttura grazie ai quattro pilastri, che per comodità ti riporto qui di seguito,

è arrivato il momento di attuare IL PROCESSO DI DELEGA.
 La maggior parte delle volte che entro in uno Studio di un amministratore di condominio, lo trovo a lavorare da solo senza nemmeno un dipendente, oppure da solo con una schiera di dipendenti....
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"METTI IN PISTA IL TUO STUDIO"

La Guida è stata presentata ufficialmente all’evento Amministratore Evoluto Revolution 2019, il 15 e 16 novembre a Milano e ha riscosso talmente tanto successo tra i partecipanti da terminare tuttte le copie disponibili.

Il prezzo di copertina è di € 29,70 + € 9,90 di spese di spedizione, ma, acquistando adesso, direttamente da questo sito, avrai la possibilità di usufruire di un prezzo speciale in promozione per accapparrarti la tua copia che riceverai tramite corriere entro 48h/72h (giorni lavorativi).

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